Nhưng nếu thua, bạn có thể ra về trắng tay với mới hóa đơn phải thanh toán, thẻ tín dụng đã cháy hết hạn mức và ví tiền rỗng không. Là business diva, bạn đã sẵn sàng để học cách chơi ván cờ mang tên “business trip” một cách chuyên nghiệp nhất.
Đừng biến quả ngọt thành thuốc độc vì không hiểu luật chơi
Cầm quyết định cử đi công tác trên tay, ta âm ỉ hoặc ra mặt sung sướng? quả là hấp dẫn khi đi công ty chi trả tiền vé máy bay, khách sạn, tiền ăn uống, trong khi ngoài giờ làm việc, ta có thể dành thời gian du hí, shopping thư giãn ở những vùng đất xa lạ đầy thú vị.
Đám bạn sẽ cực kỳ ghen tị khi đăng nhập Facebook và thấy hôm nay ta đang nằm dài tắm nắng ở Phuket, tháng sau lại thấy ta đang dùng trà chiều trong bộ vest thanh lịch cùng các quý ngài ở London, rồi vài hôm sau lại thấy ta đang tung tẩy mua sắm trên đại lộ thời trang 7th Avenue giữa trung tâm New York.
Thế nhưng, “đoạn trừng ai có qua cầu mới hay”. Đối với những kẻ thường xuyên phải lấy khách sạn làm nhà, lấy ghế máy bay làm phòng ngủ, thì chuyến công tác không phải những chuyến nghỉ dưỡng rẻ tiền.
Bên cạnh lịch làm việc kín mít, business diva thường điên đầu với hóa đơn khách sạn vượt quá quy định, giấy tờ chứng minh tiền di chuyển và cả hóa đơn điện thoại dài dằng dặc chẳng ai tin chỉ dùng cho công việc. Nhiều khi business diva mất hết vẻ thanh lịch khi về đến văn phòng, sắm vai chiến binh bất khoan nhượng trong những cuộc cãi cọ với mấy tay kế toán để thanh toán tiền công tác phí.
Đó là chưa kể những chuyến công tác thường thiêu đốt túi tiền của các tín đồ mua sắm. khi đi xa, với tâm lý “không mua lần này biết đến khi nào mới có thể quay lại để mua”, nên bất cứ lúc nào có thời gian mua sắm, ta liền vơ vét mọi thứ mình yêu thích, mà đôi khi những thứ mua về chỉ làm chật vali chứ ta chẳng bao giờ dùng tới. chưa kể, sau những chuyến công tác xa nhà, khi cơ thể rã rời mệt mỏi, ta lại có xu hướng chiều chuộng mình với những suất spa để “bù đắp cho những nỗ lực mình đã trải qua”. Thế nên những chuyến công tác không khéo chi tiêu hoàn toàn có khả năng biến business diva thành nạn nhân gánh chịu số tiền bù đắp còn nhiều hơn cả mức công tác phí được hoạch định. Vậy là quả ngọt mỹ miều mang tên “business trip” đã biến thành thuốc độc, khi sau nhiều năm vất vả làm lụng, tài sản của business diva chỉ còn lại mấy đôi giày xa xỉ mua ở Paris, cùng mấy tấm hình du hí trên facebook, trong khi bạn bè đã tích lũy được nhà cửa, xe hơi.
Hãy hiểu luật chơi trước khi bắt đầu “ván cờ”
Chuyến công tác giống như một ván cờ mà bạn và bộ phận kế toán sẽ phải chơi với nhau. Bất kỳ công ty nào cũng đặc biệt quan ngại về ngân sách công tác bị lạm dụng thành kỳ nghỉ phép, vì thế, mỗi công ty sẽ đặt ra vô số luật lệ ràng buộc để đảm bảo họ chỉ phải trả đúng những chi phí liên quan đến công việc. Bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm, nếu bạn “qua mặt” công ty trong các khoản chi phí. Thế nên dù muốn dù không, họ sẽ trở thành những kẻ tử thù, dò xét từng tờ hóa đơn, từng con dấu và thẳng thừng từ chối trả tiền, nếu bạn không thể giải thích rõ ràng.
Đáp lại “thiện chí” của phòng kế toán, và để không trở thành “kẻ qua mặt bất đắc dĩ”, bạn nên đọc kĩ điều khoản liên quan đến công tác phí trước khi bắt đầu chuyến đi. Thông thường, công ty sẽ cho bạn tiền máy bay, khách sạn, tiền di chuyển, tiêu vặt (gồm ăn uống, điện thoại) với hạn mức tùy vào vị trí và tính chất của chuyến công tác. Tuy nhiên, vì công tác phí được tính như một loại chi phí giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế, nên bạn cần giữ lại hóa đơn để làm bằng chứng. Hãy lưu ý rằng khi yêu cầu xuất hóa đơn, có khả năng bạn phải chi trả thêm một khoản thuế hay chi phí xuất hóa đơn nhất định. Vì thế bạn rất cần xác định rõ với bộ phận kế toán phần ngân sách đã bao gồm các khoản thuế hay chưa, tránh tình trạng bạn phải gánh chịu giùm công ty vài chục phần trăm chi phí chỉ vì các khoản thuế.
Chơi đúng luật theo cách khôn ngoan nhất
Một khi đã rành rẽ luật chơi, bạn phải chắc chắn mình chơi đúng luật, bằng cách ghi chú các khoản chi tiêu trong suốt chuyên đi và đảm bảo các hóa đơn chứng minh chi phí của bạn là “hợp pháp”.
Đương nhiên, những business diva giàu sáng tạo sẽ luôn biết “lách luật” nhưng không “phạm pháp”. Chẳng hạn, nếu ngân sách khách sạn công ty cho phép rất lớn nhưng chi phí ăn uống lại nhỏ, bạn có thể ăn tại khách sạn và đề nghị cộng gộp vào hóa đơn. Trường hợp nếu công ty để ngỏ điều khoản “Các chi phí khác đề nghị giải trình và sẽ được xem xét chi trả”, hãy liệt kê và giải trình trước tất cả các chi phí có thể phát sinh như bảo hiểm, quà tặng đối tác,…để yêu cầu kế toán xác nhận những hạng mục nào sẽ được thanh toán. Đừng bao giờ để mình rơi vào thảm cảnh chi tiền trước mà không biết chắc mình có được hoàn lại hay không.
Nếu công ty cho phép bạn tự đặt vé máy bay và khách sạn, đừng quên đăng ký thẻ thành viên của hãng máy bay và chuỗi khách sạn quen thuộc. hãy tận dụng tiền của công ty để đổi lấy dặm bay, điểm thưởng trên thẻ tín dụng và các khách sạn. rồi bạn sẽ thấy, sau một năm miệt mài công tác, phần thưởng của bạn sẽ là một vé máy bay miễn phí từ hãng hàng không quen thuộc, vài đêm nghỉ trong chuỗi khách sạn hàng đầu và những phiếu mua sắm miễn phí đến từ ngân hàng bạn đang sử dụng.
Đồng tiền nhận trước, đồng tiền khôn
Dù giành quyền đặt vé và khách sạn, các diva sành sỏi cũng sẵn sàng kiêu hãnh từ chối đi công tác, nếu số tiền tạm ứng hào phóng chưa đổ vào tài khoản. Chỉ những nàng ngây thơ mới đem tiền tích góp để hí hửng chi trả trước cho chuyến công tác, bởi bạn nên biết, việc trì trễ các khoản phải trả là điều mà phòng kế toán luôn cố gắng thực hiện để làm giảm áp lực tiền mặt của công ty. Nếu đã trót chi tiền ứng trước cho công ty, bạn chỉ còn cách rên rỉ mỗi ngày, cầu lòng thương hại của chàng kế toán đẹp trai sớm trả lại tiền cho bạn.
Ngược lại, việc thu hồi các khoản đã tạm ứng là công việc mà phòng kế toán phải nỗ lực làm càng sớm càng tốt, nên nếu bạn đã giữ tiền,ngay sau khi trở về, họ đương nhiên sẽ trở nên sốt sắng giúp bạn giải trình các hóa đơn, chứng từ, và bớt “làm khó làm dễ” bạn để công việc êm xuôi nhanh nhất.
Luật chơi của “business trip” là ai bỏ tiền ra trước thì lập tức biến thành chủ nợ và kẻ còn lại sẽ là con nợ khó đòi. Nếu có thể lựa chọn, bạn cần chọn làm con nợ khôn ngoan, bởi chủ nợ sẽ luôn là người phải chạy theo bạn.
Hãy tận dụng sếp và đối tác
Nếu thời gian của chuyến công tác còn trống, tôi đồ rằng tất cả chúng ta sẽ không thể nào cưỡng lại sức quyến rũ của những trung tâm mua sắm phù hoa, nơi được xem là “vùng đất chết” của thẻ tín dụng. Để lảng tránh những cám dỗ, hãy phủ kín thời gian của chuyến công tác bằng các cuộc hẹn đối tác. Bạn biết không, đôi khi những thông tin khi chúng ta ngồi trên bàn đàm phán không thể chân thực và có giá trị khi chúng ta ngồi cùng với nhau trong một nhà hàng hay quán bar nhỏ. Những buổi hẹn hò cùng đối tác vừa là cách tận hưởng chuyến đi xa, vừa là lúc thu nhặt thông tin một cách hiệu quả nhất.
Còn nếu bạn may mắn đi cùng sếp? Chúc mừng bạn! Thay vì lãng phí thời gian mua sắm, bạn nên biết mình đang đứng trước cơ hội được thăng chức, tăng lương dễ dàng nhất. những chuyến đi xa luôn là thời khắc sếp rất dễ mở lòng, lắng nghe, chia sẻ và giúp đỡ để bạn phát triển tốt hơn. Hãy tận dụng mọi thời gian để tiếp cận sếp, trình bày các kế hoạch công việc và giành lấy mối quan hệ tốt nhất có thể.
Hơn thế nữa, các cuộc hẹn hò của đối tác và sếp luôn khiến bạn yên tâm tuyệt đối về ví tiền của mình. Các sếp không bao giờ để bạn phải trả tiền, trong khi các cuộc hẹn với đối tác, nếu không phải do đối tác mời, thì công ty cũng sẽ hồ hởi trả cho bạn như một khoản đầu tư. Điều quan trọng là nếu đặt cuộc hẹn sau giờ làm việc với đối tác, bạn nên thông báo trước với công ty, gửi thư mời cho đối tác và lấy đó làm bằng chứng để công ty hoàn trả khoản chi phí tiếp khách.
Thế giới này là một quyển sách lớn, những ai chỉ cắm cúi ở văn phòng xem như chỉ đọc được đúng một trang. Thế nên, những chuyến đi xa là cơ hội tuyệt vời cho những nàng năng động được lật mở những trang mới của thế giới để tiến lên những nấc thang danh vọng. Nên sau cùng, cho dù đã lọc lõi luật chơi của ván cờ “business trip” mà bạn vẫn bị “móc ví” đôi chút, xin đừng buồn! Bạn hãy xem đó như khoản học phí mình đã đầu tư cho những kiến thức xa nhà mà dễ gì bạn có được.
Rebecca
(Theo F)
