Em muốn cưới ở nơi thật xa

Chuyên đề: Đi xa để cưới

Destination Wedding (tạm dịch: Đám cưới phương xa) đang là một trào lưu trên thế giới. Hình thức này không phải mới mẻ nhưng vốn ít được lựa chọn tại Việt Nam vì ai cũng nghĩ sẽ tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, gần đây, đi xa để cưới bắt đầu được không ít đôi ở nước ta lựa chọn. Tại sao không, khi bạn cũng muốn ngày mình chính thức trở thành một nửa của nhau sẽ ghi lại những dấu ấn đẹp đẽ, lãng mạn và ngọt ngào nhất? Đẹp Mùa Cưới sẽ giúp bạn lên kế hoạch thật chi tiết để thực hiện mơ ước tổ chức lễ cưới ở một nơi xa.
Tổ chức chuyên đề: Phùng Đình Huy

Ở đâu? Khi nào? Bao nhiêu khách? Và bao nhiêu tiền?

Địa điểm – thời gian – số lượng khách mời và ngân sách là 4 yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ lễ cưới nào. Với đám cưới phương xa, 4 yếu tố này lại càng quan trọng hơn, đồng thời chi phối rất nhiều đến kế hoạch tổ chức.

Thông thường, thời gian thích hợp nhất để tổ chức đám cưới phương xa lại trùng với mùa du lịch (do thời tiết đẹp). Do đó, nếu chọn đúng vào thời điểm này, ngân sách sẽ tăng lên đáng kể. Bên cạnh đó, số lượng khách mời tham dự cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn lựa địa điểm có sức chứa (ăn + nghỉ) vừa đủ và ảnh hưởng đến ngân sách chung. Vì vậy, nếu ngày cưới được chọn rơi vào mùa du lịch, bạn sẽ phải tham khảo và lựa chọn địa điểm đặt phòng trước càng sớm càng tốt. Hãy thông báo trước thời gian cho người thân và khách mời để họ có thể lên kế hoạch hoặc từ chối nếu không thể tham dự. Khi gửi thông báo, đừng quên kèm theo một vài thông tin để khách mời hiểu rằng bạn mong muốn nhận được xác nhận tham dự càng sớm càng tốt. Bằng cách này, cô dâu – chú rể có thể ước lượng được gần chính xác số khách chắc chắn tham dự, từ đó lên kế hoạch phân bổ ngân sách và chọn lựa địa điểm phù hợp.

Bạn cũng có thể tổ chức cưới vào mùa thấp điểm để tiết kiệm chi phí ăn, ở. Tuy nhiên, khi lựa chọn phương án này, cần lên kế hoạch dự phòng trong trường hợp thời tiết không như ý muốn.

Thêm một bí quyết: Thời gian an toàn cho một kế hoạch cưới phương xa là trước ngày cưới 8-12 tháng. Thời gian cho việc gửi thông báo và chờ xác nhận từ khách mời là 6-8 tháng.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ nào?

Mối tương quan giữa nhà cung cấp – địa điểm tổ chức – ngân sách là một chìa khóa quan trọng nữa trong việc tổ chức đám cưới phương xa trọn vẹn. Các nhà cung cấp có thể chia làm nhiều nhóm: nhóm địa điểm tổ chức, nhóm vận chuyển, nhóm trang trí tiệc cưới, nhóm điều phối… Chẳng hạn, cùng một địa điểm là miền biển Phan Thiết, bạn sẽ có rất nhiều nhà cung cấp để lựa chọn. Sự khác biệt về giá, dù chỉ một chút, giữa các nhà cung cấp, cũng sẽ trở thành con số lớn khi cộng vào ngân sách chung.

Mặc dù bạn có thể tham khảo thông tin cũng như kiểm tra mức độ uy tín của nhà cung cấp dịch vụ từ xa (thông qua mạng, ý kiến người thân…) nhưng điều quan trọng là phải có được cảm giác tin tưởng thoải mái khi làm việc với họ. Đó là lý do vì sao việc du lịch tiền trạm đến địa điểm tổ chức là một chi tiết vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của hình thức đi xa để cưới. Trong chuyến đi tiền trạm, bạn sẽ tận mắt khảo sát và nắm bắt chính xác địa thế, nơi ở, thức ăn, việc trang trí, vận chuyển và dự trù các rủi ro nếu có.

Thêm một bí quyết: Với mỗi hạng mục, bạn nên khảo sát tối đa 3 nhà cung cấp trước khi chính thức đưa ra lựa chọn dựa vào mức giá, chính sách khuyến mãi và những trải nghiệm thực sự có được khi đi tiền trạm.

Tổng hợp, cân bằng , điều phối

Trước ngày cưới khoảng 6 tháng, hai bạn cần hoàn tất phần kế hoạch và các phương án lựa chọn cho ngày cưới. Kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ bao nhiêu thì rủi ro sẽ càng ít bấy nhiêu. Tất cả các hạng mục tổ chức (ăn ở, đi lại, tiệc tối, chương trình, khách mời), hạng mục trang trí, vật dụng cần thiết nên được liệt kê càng rõ ràng càng tốt. Không giống như những ngày cưới khác, tổ chức trong thành phố gần nơi bạn sinh sống, đám cưới phương xa sẽ không thể có tất cả những gì bạn cần nếu không chuẩn bị trước.

Cân bằng ngân sách tổ chức cũng là một bài toán khá rắc rối với các cặp đôi. Thông thường, đám cưới phương xa sẽ có những khoản chi phí như sau: chi phí tiệc cưới, đi lại, ăn ở, trang trí, chi phí cho người trợ lý/điều phối và chi phí dự trù cho rủi ro phát sinh. Tỷ lệ giữa những khoản chi phí này sẽ tùy thuộc vào mức độ quan trọng và đầu tư của hai bạn vào từng hạng mục nhất định. Một gợi ý nhỏ là hãy đánh dấu mức độ ưu tiên từ cao xuống thấp cho tất cả các khoản chi. Dựa vào đó, bạn sẽ biết chính xác mình cần cắt bỏ những khoản nào khi cân bằng ngân sách tổ chức.

Lựa chọn đám cưới phương xa, bạn cần đến ít nhất một người nào đó để hỗ trợ. Dù có lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ đến mức nào, bạn cũng sẽ không thể điều phối quá nhiều công việc và quên mất việc tận hưởng khoảnh khắc đáng nhớ trong chính ngày vui của mình. Nếu có thể, hãy tận dụng tối đa “quyền trợ giúp” từ người thân trong từng hạng mục công việc như: làm việc với địa điểm tổ chức, các nhà cung cấp, điều phối khách mời… Nên bắt đầu làm việc cùng với những người trợ giúp này khoảng 3-4 tháng trước ngày cưới để mọi người có thể nắm rõ và điều phối phần việc của mình trôi chảy.

Thêm một bí quyết: Lên kế hoạch cho một lễ cưới đã khó, chuẩn bị cho đám cưới phương xa còn rắc rối và phức tạp hơn. Vì vậy, hãy cho mình khoảng thời gian lên kế hoạch thật thoải mái và thư giãn. Nếu cảm thấy quá mệt mỏi và khó khăn, hãy nhờ đến sự giúp đỡ của các wedding planner. Họ luôn có thừa kinh nghiệm và những ý tưởng để giúp bạn tổ chức lễ cưới kiểu này.

Luôn có ít nhất một phương án dự phòng cho mỗi hạng mục

Phương án dự phòng bao gồm: ngân sách dự phòng, địa điểm dự phòng khi thời tiết chuyển biến xấu, phương án xử lý khi khách mời không thể tham dự vào phút chót, hoặc một nhà cung cấp nào đó trễ hẹn. Những kế hoạch được dự trù sẽ giúp bạn có cái nhìn tỉnh táo và quyết đoán hơn khi cần đưa ra phương án giải quyết trong các tình huống bất ngờ.

Trên thực tế, với một đám cưới phương xa, cô dâu – chú rể phải vất vả gấp đôi so với những bữa tiệc tổ chức như thông thường. Tuy nhiên, ngày vui theo lựa chọn mới này sẽ mang đến những dấu ấn đặc biệt với tất cả mọi người, nhất là với hai nhân vật chính. Lên kế hoạch chi tiết, cân đối ngân sách kỹ càng, làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp và luôn có kế hoạch dự phòng là những bí quyết quan trọng nhất dành cho bạn khi muốn tổ chức ở một nơi xa.

Đón đọc các bài liên quan:
– Destination Wedding
– Em muốn cưới ở nơi thật xa
– Đất lành ở đâu?
– Quá đẹp để cưới
– Tiết kiệm, tiết kiệm hơn!

Bài: Keita Nguyễn