Nhiều người than thở rằng 24 giờ là quá ngắn để họ có một đời sống cân bằng mọi việc. Với kiểu tư duy và 4 phương pháp quản lý thời gian sau đây, bạn sẽ thấy 24 giờ là đã đủ.
Một đời sống mãn nguyện là hiệu ứng tích cực của quản lý thời gian hiệu quả. Nếu làm được hết những đầu việc quan trọng của một ngày, bạn sẽ vui vẻ và có động lực cho ngày tiếp theo. Năng suất làm việc được cải thiện cũng là một ích lợi quan trọng nữa. Quản lý thời gian hiệu quả nghĩa là phân bổ chúng một cách hiệu quả, vì vậy bạn sẽ dần hoàn tất được mọi việc trong ngày mà không bị “ngộp”. Một người quản lý được thời gian cũng là một người sống có kỷ luật. Và sự thật là, người có kỷ luật tốt luôn được lòng tất cả mọi người, kể cả các nhà tuyển dụng, sếp, đồng nghiệp hay bạn bè xung quanh.
Bạn nhận thấy mình chưa quản lý thời gian thật sự tốt? Vậy thì đây là tin vui cho bạn: quản lý thời gian là một kĩ năng mềm có thể chuyển đổi. Bạn vẫn hoàn toàn có thể sử dụng thời gian hiệu quả ngay bây giờ, miễn là bạn muốn. Trước tiên, bạn cần nằm lòng được 3 quy tắc vàng dưới đây.
Quy tắc 80/20 hay còn được gọi là nguyên lý Pareto, hiểu nôm na 80% hiệu quả công việc sẽ dựa vào 20% nỗ lực. Ví dụ, loay hoay viết một bài nghiên cứu trong 3 tiếng đồng hồ, hãy dành 1 tiếng để nghiên cứu tài liệu, lên dàn bài, và 1 tiếng còn lại bạn sẽ viết dễ dàng hơn. Chìa khóa ở đây là bạn phải xác định được 20% ấy nên đặt ở những việc và phân đoạn quan trọng nào, thời điểm nào trong ngày.
Hãy tưởng tượng bạn đang nhóm 4 lò lửa trong đời: lò lửa gia đình, lò lửa bạn bè, lò lửa sức khỏe và lò lửa công việc. Thuyết 4 lò lửa nói rằng để thành công một mảng nào đó, bạn phải tắt 1 trong 4 lò lửa; nếu để thành công xuất sắc, bạn phải tắt 2 trong 4 lò lửa. Hãy lập ra một bảng thứ tự ưu tiên cho từng thời điểm trong ngày, cho từng giai đoạn trong cuộc đời, sau đấy quyết định tắt lò lửa nào vào lúc nào sẽ là tùy thuộc vào bạn.
Nếu ai đó bảo bạn viết một bài blog trong vòng 3 tiếng, thì nó sẽ kéo dài 3 tiếng hoặc hơn. Nhưng nếu deadline đổi lại thành 15 phút, bạn vẫn sẽ hoàn thành nó thậm chí với chất lượng tương đương. Đó chính là luật Parkinson. Theo đó, công việc hoàn thành nhanh hay chậm dựa vào lượng thời gian bạn phân bổ cho nó ít hay nhiều. Vậy nên, đừng ngần ngại tạo áp lực thời gian cho chính mình.
Sau khi đã nằm lòng được 3 quy tắc trên, đã đến lúc bạn nên bắt tay vào thực hành với 4 phương pháp quản lý thời gian sau đây:
Trong ma trận Eisenhower có 4 loại công việc:
1) Việc khẩn cấp và quan trọng: Đây sẽ là những việc bạn phải ưu tiên làm ngay.
2) Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là việc bạn phải ủy thác cho người khác.
3) Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những việc bạn nên sắp xếp thời gian để làm sau.
4) Việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp: Đây là những việc bạn làm sau cùng hoặc nên cân nhắc bỏ qua.
Bằng cách phân loại những việc muốn làm trong một ngày, bạn sẽ cảm thấy mình kiểm soát được thời gian một cách hiệu quả hơn.
Theo phương pháp M.I.Ts, bạn chỉ nên tập trung vào 3 đầu việc quan trọng nhất ngày. 3 đầu việc này nên phân loại theo các tiêu chí sau:
- Đó là trách nhiệm không thể ủy thác cho người khác.
- Nó ảnh hưởng tới 80% chất lượng cuộc sống.
- Nó quyết định 80% cảm giác hài lòng của bạn.
Và sau khi đã hoàn tất được cả 3, bạn sẽ cảm thấy đó là một ngày làm việc năng suất dù cho vẫn còn những việc nhỏ nhặt khác chưa làm.
Theo phương pháp Pomodoro (hay còn được gọi là quy tắc quả cà chua), bạn sẽ có các phiên làm việc 25 phút và phiên nghỉ 5 phút. Quy tắc này giúp bạn tạo được áp lực thời gian để bản thân tập trung 100% vào công việc. Nhưng cùng lúc đó, vẫn cho bạn 5 phút nghỉ để có động lực làm tiếp công việc tiếp theo.
Quy tắc 2 phút khá đơn giản. Nó hiểu nôm na là, công việc nào có thể hoàn thành dưới 2 phút thì bạn nên làm ngay. Đó có thể là lau bàn, rửa chén, nhìn qua bảng mô tả công việc… Quy tắc này giảm xu hướng trì hoãn của bạn, giúp bạn quyết định nhanh hơn và hoàn tất được các công việc râu ria không quan trọng.
Tất cả mọi người đều cùng đọc bài viết này, nhưng hiệu quả cho ra lại khác nhau. Bí mật giúp bạn khác biệt với những người đọc còn lại nằm ở chỗ: Bạn thực hành, họ thì không. Vậy nên, hãy thực hành và tạo kỉ luật cho mình để nhìn thấy những thay đổi tích cực trong cuộc sống nhé.
