Tựa thư ngắn gọn
Để bức thư của bạn nổi bật giữa hàng loạt email, hãy tóm tắt nội dung bằng một câu ngắn gọn, thu hút trực tiếp sự chú ý của người nhận, như “Báo cáo tháng 10” hay “Thay đổi lịch họp”, theo đó người nhận sẽ ưu tiên thứ tự trả lời tùy theo mức độ quan trọng. Thao tác tưởng chừng đơn giản này đôi lúc giúp công việc của bạn được giải quyết nhanh gọn hơn.
Hãy cẩn thận trước khi ấn “Gửi tất cả”!
Không ai muốn đọc một bức thư được gửi đồng loạt cho cả tá người nhận. Có hai khả năng xảy ra đó là, người nhận có thể xóa thư, bỏ vào thùng rác, hoặc lờ đi bức thư của bạn. Tệ hơn, những thông báo trả lời (từ các người nhận khác) liên tục xuất hiện trên màn hình máy tính hoặc điện thoại, sẽ khiến người nhận khó chịu với bức thư của bạn. Vì vậy, nếu phải gửi một nội dung cho nhiều người, hãy ẩn danh sách người nhận (nhấn nút BCC trên dòng địa chỉ), điều này cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với họ.
Không có gì tuyệt mật
Hãy nhớ lời một nhân viên tình báo Mỹ từng trả lời báo chí, rằng: “Tất cả các bức thư điện tử đều để lại dấu vết”, vì vậy đừng viết bất kể điều gì bạn cho rằng cần phải giữ bí mật, có hại cho bạn hoặc gây tổn thương cho người khác.
Viết địa chỉ người nhận cuối cùng
Rõ ràng bạn không muốn bức thư bị gửi đi khi bạn chưa hoàn thiện và kiểm tra nội dung. Những lỗi kĩ thuật như vậy vẫn thường xảy ra. Kể cả khi bạn ấn nút “Trả lời” (Reply), tốt hơn hết hãy xóa địa chỉ người nhận, và chỉ điền lại mục này khi chắc chắn rằng bức thư đã sẵn sàng để gửi đi.
Chữ ký
Một email trọn vẹn không thể thiếu thông tin của người gửi như tên, chức danh, công ty, số điện thoại liên hệ. Thậm chí, bạn có thể viết một câu nói ngắn gọn giới thiệu về bản thân, nhưng hãy nhớ, đừng quá sa đà vào câu chữ hay trình bày.
Viết hoa đúng chỗ
Không có lý do gì để chúng ta phải dùng toàn bộ chữ viết hoa cho phần chủ đề hay nội dung của email. Một dòng chữ viết hoa từ đầu tới cuối không thể hiện được tầm quan trọng của bức thư mà ngược lại, còn khiến cho người nhận cảm thấy như đang bị quát mắng qua mail. Nếu đó là một email quan trọng hay khẩn cấp, hãy dùng chế độ chữ in đậm thay cho chữ hoa.
