Đối ngoại thông minh :”Tốn công hơn tốn của”

C.T Group kinh doanh đa ngành (BĐS, bán lẻ cao cấp, y tế, ẩm thực giáo dục,
đồn điền, khoáng sản, đầu tư tài chính…), nên hoạt động đối ngoại của C.T cũng
phải ở tầm cao hơn và … dồn dập hơn.

Ban Đối Ngoại truyền thông của tôi có dưới 10 người thực hiện toàn bộ các công
việc Đối ngoại (đối ngoại B2B – Business to Business, doanh nghiệp trong và
ngoài nước; B2G – Business to Government, gồm cả các cơ quan chỉnh phủ trong
nước và chính phủ nước ngoài, gồm cả chính quyền các tỉnh thành trong cả nước;
PR – quan hệ công chúng, với báo chí và các tổ chức xã hội). Ngoài ra, ban cũng
là đơn vị đầu mối của 36 công ty thành viên về các hoạt động marketing, quản lý
thương hiệu, tổ chức sự kiện và chạy truyền thông.

Chị có thể chia sẻ công việc đối ngoại của chị thông thường sẽ diễn ra như thế
nào?

Tôi thường ra khỏi nhà vào lúc 6g30 sáng để 7g có mặt ở một quán ăn, nhà hàng,
cà phê nào đó để gặp các vị khách đặc biệt, các đối tác, khách hàng…để có thể
tranh thủ bàn công việc, kể cả ngày thứ bảy, chủ nhật. Tùy theo khách là ai mà
mình kết hợp đi cùng với Chủ tịch tập đoàn hay với bộ phận kinh doanh, quản lý
dự án để xúc tiến công việc trôi chảy hơn. Sau đó, khoảng 8g thì vào công ty là
các cuộc họp liên miên. Điện thoại 2 cái nhưng cũng ít nghe được, vì nguyên tắc
là đã họp thì không nghe điện thoại. Từ ngày làm việc tại C.T group, bố mẹ và
bạn bè đều có ít nhất một lần giận vì…gọi mãi không thèm nghe điện thoại.

Buổi trưa tôi cũng đi gặp khách ăn trưa, thường là khách nữ, như phu nhân Tổng
lãnh sự hoặc tham tán thương mại nước nào đó hoặc đối tác là doanh nghiệp nước
ngoài. Tối thì thường xuyên tiếp khách về nhà khi con gái đã ngủ rồi. Thời gian
đầu, tôi đã thường xuyên thức đến 3h sáng để làm cho xong việc, nếu không thì
không thể kịp. Lúc này do cũng đã tuyển được thêm một số anh chị em khá nên tôi
cũng đỡ việc hơn.


Vừa rồi C.T group cũng nổi danh hơn với việc ông Trần Kim Chung, Chủ tịch của
C.T Group trở thành lãnh sự danh dự của Bồ Đồ Nha tại Hà Nội. Nhiều người đánh
giá cao chương trình ra mắt các Bộ, ngành của Chính phủ tại Hà Nội. Chị có kỷ
niệm nào đáng nhớ trong chương trình này ?

Việc ông Trần Kim Chung được chọn lựa trở thành lãnh sự danh dự cũng là do nổ
lực cá nhân ông Chung. Việc đưa đoàn ngoại giao Bồ Đào Nha và ông Trần Kim Chung
ra mắt tại Hà Nội có thể nói là một kỷ niệm «nghẹt thở» vì mệt và hồi hộp. Ông
Đại sứ Bồ Đào Nha chỉ ở HN có một ngày, mà lại muốn làm việc với Bộ Ngoại Giao,
VCCI, Bộ Tài Chính, Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Ủy ban ND TP Hà
Nội. Còn tối lại là Lễ ra mắt.

Kế hoạch là phải thực hiện bằng được và chỉ chuẩn bị trong 1 tuần. Chắc hẳn ai ở
Việt Nam đều biết liên hệ với các cơ quan chính phủ để họ tiếp đón một đoàn
ngoại giao không hề đơn giản, thậm chí có thể thay đổi vào phút cuối. Với sự
giúp đỡ của rất nhiều người, nhiều tác động thì cuối cùng các cuộc hẹn cũng đã
được sắp xếp như ý. Đến ngày chính thức, việc sắp xếp xe cắm cờ ngoại giao, xe
dẫn đoàn và bố trí người trực ở các vị trí… ăn trưa, tiệc tối….đều là những việc
quan trọng không dám rời mắt. Và cuối cùng thì mọi việc cũng diễn ra đúng như kế
hoạch.

Đối với các dự án của Tập đoàn C.T group ở trong nước cũng như nước ngoài, hoạt
động đối ngoại đóng vai trò ra sao?

Tôi không rõ ở những công ty khác ra sao nhưng ở C.T Group, chúng tôi có hẳn một
quy chế cho việc này. Đối ngoại đi trước để tìm hiểu thông tin, thiết lập quan
hệ với các đối tác; sau đó sẽ phối hợp với các bộ phận chức năng của công ty
truyền đạt lại thông tin để các phòng ban khác tiếp tục công việc triển khai kế
hoạch, xúc tiến các hoạt động đầu tư, kinh doanh…. Và ban đối ngoại phải sát
cánh với các phòng ban, cập nhật mọi tình hình. Có nhiều khi chiến lược là bắt
đầu từ ban đối ngoại.

Vậy chị có thể “bật mí” một vài bí quyết của người làm đối ngoại doanh nghiệp?

Tôi không có bí quyết, chỉ đơn giản là xác định luôn phải tận tâm, tận lực cho
công việc mà mình đã nhận làm. Không ai hoàn hảo và biết hết mọi điều nên mỗi
việc tôi làm đều phải vừa làm, vừa học hỏi ở những người hiểu biết hơn.

Khi làm việc, người làm đối ngoại phải biết đặc thù của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp mà mình muốn thiết lập quan hệ ra sao. Với các cơ quan chính phủ
Việt Nam cũng khác với các cơ quan chính phủ của nước ngoài, các doanh nghiệp
trong nước và nước ngoài cũng có cách tiếp cận khác nhau. Hiểu biết là điều tiên
quyết để làm đối ngoại tốt. Không chỉ hiểu biết về tình hình kinh tế mà còn cần
am hiểu các vấn đề chính trị, thời cuộc, văn hoá xã hội…

Thậm chí, người làm đối ngoại còn cần biết « đàn ca sáo nhị » để tham dự trọn
vẹn các cuộc vui lành mạnh. Cho đối tác thấy sự nhiệt thành hết tầm nhưng vẫn
luôn phải giữ mình, đó là điều một phụ nữ làm đối ngoại không được xem nhẹ. Điều
này khó, nhưng không có nghĩa là không thể làm được khi mình biết đó là điều
sống còn của bản thân và công việc.

Ở C.T Group thì ngoại giao kinh tế và ngoại giao nhân dân là đi song hành. Muốn
«kết nối» thành công thì phải thật khéo léo. Khi mình xuất hiện ở đâu thì phải
làm sao sự xuất hiện đó thật tự nhiên bằng nhiều con đường khác nhau; có khi là
chính thức (công văn, email…), có khi bằng mối quan hệ xã hội thông qua các buổi
giao lưu, hữu nghị, thể thao, văn hóa… ; có mặt ở đám giỗ, đám cưới nhà ai đó,
đến tận bệnh viện thăm hỏi… Tất cả những việc này không dễ được sắp đặt, nên
luôn phải làm sao sự sắp đặt đó diễn ra một cách tự nhiên nhất.

Chị là người từng làm báo đến 13 năm, làm lãnh đạo nhiều tờ báo như VnExpress,
Đất Việt, Gia đình và Xã hội… nên chắc sẽ thuận lợi hơn để xử lý những mối quan
hệ đa dạng. Nhưng để làm tốt công tác đối ngoại thì… cũng phải tốn rất nhiều chi
phí?

Phải thật lòng nói rằng có những việc không phải có tiền là làm được. Và cũng có
những việc tốn tiền mà cũng không thể làm gì khi doanh nghiệp không có thực lực.
Kinh nghiệp bản thân tôi cho thấy, làm đối ngoại tốn công hơn tốn của. Nếu làm
khéo và có thực lực thì không những ít tốn tiền mà còn có hiệu quả bằng mối quan
hệ bền chặt, dài lâu.

Vậy nguyên tắc làm đối ngoại của chị là gì?

Chân thành và không được nói dối. Có thể không nói hết, nhưng không bao giờ được
nói dối vì khi đối tác, khách hàng biết được mình nói dối, họ sẽ mất lòng tin và
những gì mình nổ lực xây dựng cho hình ảnh doanh nghiệp cũng như bản thân sẽ tan
thành mây khói.

Phải cho đối tác thấy sự hợp tác là đôi bên cùng có lợi và không được nói suông.
Muốn như vậy, người làm đối ngoại doanh nghiệp phải có kiến thức, phải có rất
nhiều thông tin chính xác và biết cách xử lý kịp thời thông tin để có thể thuyết
phục và tạo sự tin cậy, yên tâm, thân thiện với những người mà doanh nghiệp mình
mong muốn có mối quan hệ tốt.

Và điều không kém quan trọng là phải việc bảo vệ hình ảnh của cá nhân cũng như
doanh nghiệp mà mình làm đại diện. Nếu để hình ảnh của mình xấu thì doanh nghiệp
bị ảnh hưởng, và ngược lại, nếu đại diện cho một doanh nghiệp không có thực lực
thì người làm đối ngoại cũng dễ bị mất uy tín.

Chị có nghĩ rằng với tất cả những hiểu biết kinh doanh của chị cùng với những
mối quan hệ đa dạng mà trong thực tế công việc chị đã tích lũy, có khi nào chị
nghĩ đến làm doanh nghiệp chuyên về đối ngoại và tư vấn xúc tiến thương mại, đầu
tư riêng của mình?

Với sự phát triển hợp tác của các doanh nghiệp hiện nay thì đây là một ý hay.
Tôi sẽ suy nghĩ nghiêm túc về việc này (Cười).

Làm đối ngoại không dễ, đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức, sự hiểu biết,
có quan hệ rộng, có uy tín cá nhân và nhận được sự hỗ trợ và tin tưởng tuyệt đối
của Sếp. Đối ngoại là hoạt động hỗ trợ cho các doanh nghiệp, không phải loại
công việc làm ra sản phẩm và tính hiệu suất. Vì vậy, một giám đốc đối ngoại giỏi
bao giờ cũng đi kèm với một người sếp hiểu biết và có chiến lược, đủ tầm để hỗ
trợ cho hoạt động đối ngoại đạt hiệu quả và biết đánh giá đúng hiệu quả đó. Tôi
hy vọng ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhìn được hiệu quả của hoạt động đối
ngoại trong các hoạt động xúc tiến thương mại, đầu tư để tôi có nhiều cơ hội hỗ
trợ hơn nữa.

Xin cám ơn chị!